PROCEDIMIENTO DE TRATAMIENTO
DE DATOS PERSONALES

1. OBJETO DEL DOCUMENTO

El presente documento describe de manera detallada el procedimiento que Rafael Caro Villalobos, persona natural (en adelante, "El Responsable") aplica para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, supresión y, en general, el tratamiento de los datos personales de los usuarios de la plataforma La Polla Virtual, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los datos personales recolectados a través de la plataforma web lapollavirtual.com y sus subdominios, incluyendo:

• Participantes de pollas sociales (personas naturales).
• Participantes de pollas empresariales / corporativas.
• Administradores de pollas privadas (clientes B2B).

3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

4. DATOS QUE SE RECOLECTAN

Dato sensible: La Plataforma NO recolecta datos sensibles tales como origen racial, orientación sexual, convicciones políticas, religiosas o de salud.

5. PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN

Los datos son recolectados mediante los siguientes mecanismos:

1. Registro en la plataforma: El usuario crea su cuenta mediante Google OAuth (autenticación segura de Google) o mediante registro con correo electrónico y contraseña.
2. Consentimiento informado: Antes de completar el registro o iniciar sesión, el usuario debe aceptar expresamente (check obligatorio) los Términos y Condiciones y la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos.
3. Actividad en la plataforma: Los pronósticos, puntuaciones y datos de juego se generan como consecuencia directa de la participación activa del usuario.
4. Gestión de pagos: Los comprobantes son subidos voluntariamente por el usuario. Los datos financieros de tarjetas son procesados directamente por Mercado Pago y nunca pasan por nuestros servidores.

6. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

• Gestionar la cuenta del usuario y permitir el acceso a La Plataforma.
• Calcular rankings, tablas de posiciones y estadísticas de participación.
• Verificar pagos, procesar transacciones y activar servicios contratados.
• Enviar comunicaciones operativas (notificaciones de partidos, recordatorios, resultados).
• Generar reportes de analítica y engagement para administradores de pollas empresariales.
• Cumplir con obligaciones legales, contables y tributarias.

7. ALMACENAMIENTO Y UBICACIÓN DE LOS DATOS

8. CONTROL DE ACCESO

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD TÉCNICAS

10. PERÍODO DE RETENCIÓN Y ELIMINACIÓN

11. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN POST-TORNEO

Una vez finalizado el torneo y transcurrido el período de retención establecido, El Responsable ejecutará el siguiente procedimiento:

1. Día T+0 (Fin del torneo): Se congela la base de datos de juego. No se permiten nuevos pronósticos ni modificaciones.
2. Día T+30: Se eliminan todos los logs técnicos y datos de sesión.
3. Día T+90: Se ejecuta el proceso de anonimización de los datos de juego (pronósticos, puntuaciones, rankings). Los datos quedan desvinculados de la identidad del usuario.
4. Día T+180: Se eliminan definitivamente los comprobantes de pago almacenados en Cloudinary.
5. Bajo demanda: En cualquier momento, un participante o el administrador de una polla empresarial puede solicitar la eliminación anticipada de sus datos enviando una solicitud a lapollavirtual1@gmail.com.

Se emitirá un certificado de eliminación al administrador de la polla empresarial que lo solicite, como evidencia de cumplimiento.

12. DERECHOS DEL TITULAR (Ley 1581 de 2012)

Todo usuario de La Plataforma, en calidad de titular de sus datos personales, tiene los siguientes derechos:

• Conocer: Solicitar información sobre los datos personales almacenados.
• Actualizar: Corregir datos desactualizados.
• Rectificar: Modificar información incorrecta.
• Suprimir: Solicitar la eliminación definitiva de su cuenta y datos (Derecho al Olvido).
• Revocar: Retirar el consentimiento para el tratamiento en cualquier momento.
• Presentar quejas: Ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando considere vulnerados sus derechos.

13. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS

1. El titular envía su solicitud por correo electrónico a lapollavirtual1@gmail.com, indicando: nombre completo, correo registrado en la plataforma y derecho que desea ejercer.
2. El Responsable acusará recibo de la solicitud dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.
3. La solicitud será resuelta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible resolver en ese plazo, se informará al titular los motivos y el nuevo plazo (máximo 5 días hábiles adicionales).
4. Se enviará al titular la respuesta formal con las acciones realizadas.

14. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

Dado que los proveedores de infraestructura tecnológica utilizados por El Responsable tienen servidores ubicados fuera de Colombia (principalmente en Estados Unidos), los datos personales de los Usuarios pueden ser transferidos y almacenados en el exterior. Al aceptar la Política de Privacidad durante el registro, el Usuario autoriza expresamente dicha transferencia internacional conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

15. CANAL DE ATENCIÓN